Jak pracujeme na dálku v KPCS CZ

Práce na dálku, nebo chcete-li tzv. home office, je nedílnou součástí našeho života v KPCS CZ. Toto je náš příběh, tak, jak jej žijeme dnes a denně. A protože ho máme již mnoho let odzkoušený, věříme, že by mohl nyní pomoci řadě dalších organizací. O stejný způsob práce nás nyní žádají také naši zákazníci, partneři a dodavatelé a obdobně vedeme i pohovory s kandidáty o zaměstnání.

U nás, v KPCS CZ, má každý zaměstnanec k dispozici nástroje a řešení, pomocí kterých může pracovat efektivně a bezpečně z jakéhokoliv místa a na jakémkoliv zařízení. Jako jeden z nejvýznamnějších partnerů společnosti Microsoft využíváme pro práci na dálku její technologie. Ale víme, že ne všechny organizace tuto možnost práce na dálku (remote work) mají, nebo jsou na ni připraveny tak, aby probíhala efektivně a bezpečně, pokud jde o bezpečnost ICT. Každá organizace je v tuto chvíli v jiné fázi své cesty do cloudu, má jiné priority na této cestě – pro někoho teď může být prioritou správa identit a zařízení, pro někoho třeba více fázové ověřování (MFA) nebo třeba virtualizace osobních počítačů. Toto si samozřejmě musí definovat každá organizace sama.

Rádi bychom se s vámi podělili o několik tipů, jak podpořit práci z domova, a to na základě našich nejlepších zkušeností, a tak jak i používáme u nás v KPCS. Budeme rádi, pokud budou pro vás inspirací.

1. Známe své uživatele, jejich zařízení a chráníme jejich bezpečnost

Správou a zabezpečením identit uživatelů začíná vše podstatné. Disponujeme Azure AD, která nám pomáhá obstarat životní cyklus identity, ať už jde o naše zaměstnance, partnery nebo zákazníky. Tak, aby měl každý přístup, kam a kdy potřebuje, ne víc.

Přihlášení je podmíněno vždy druhým faktorem, vlastnictvím firemního zařízení, které je pod naší správou, kontrolou a je pro nás důvěryhodné. Dokážeme na něm totiž zajistit šifrování, pravidelnou antivirovou kontrolu a konfiguraci, která pomáhá uživatelům. Například tak, že jejich dokumenty nejsou ukládány jen do obyčejné složky Dokumenty, ale do složky, která je automaticky zálohována a synchronizována s OneDrive for Business. Díky tomu jsou uživateli dokumenty dostupné i při práci na cestách a ani o tom nemusí přemýšlet.

Díky jednotné správě zařízení dokážeme obdobný komfort a bezpečnost zajistit, ať už má uživatel notebook s Microsoft Windows či s Apple macOS, nebo mobilní telefon s operačním systémem Google Android nebo Apple iOS. Pomocí Microsoft Intune podporujeme i koncept BYOD, kdy uživatel bezpečně přistupuje k pracovním zdrojům (aplikace, informace a data) i ze své vlastní techniky.

2. Pracujeme týmově, i když každý odjinud

Díky Microsoft 365 umožňujeme uživatelům přístup k prostředkům, informacím i dokumentům skutečně kdykoliv a odkudkoliv. S aplikacemi sady Microsoft Office na webu, mobilním telefonu má zaměstnanec vždy přístup k aktuální verzi dokumentu, na které může online spolupracovat s kolegy. Pomocí Power BI reportů obsažených v Microsoft Teams má také aktuální přehled o čerpání a stavu projektu a jemu přidělených úkolech.

V dnešní době již totiž ani není možné představit si, že by někdo nepracoval v týmu. Každý z nás je na denní bázi zapojený v nějakém týmu, ať již týmu oddělení, nebo týmu projektu. Využíváme v nich chat, online schůzky i konferenční hovory, a to i s našimi zákazníky. Video volání nám dovolí zůstat v osobním kontaktu. A pro ty, kteří nemohou, je zde automaticky připravený záznam.

S růstem zatížení aplikací a připojení k internetu a růstem počtu uživatelů pracujících vzdáleně je velmi důležité monitorovat, zda všechny služby fungují tak, jak mají. A zda fungují nejen z pohledu infrastruktury, ale také z pohledu samotného uživatele.

Proto pečlivě sledujeme výkon, odezvu, zatížení sítě a uživatelskou spokojenost v jednotlivých službách a automatizovaně reagujeme na případné potíže hned v zárodku případných problémů, či pomocí strojového učení ideálně ještě dříve. Podobně sledujeme například hodnocení kvality hovorů v platformě Teams a optimalizujeme naši interní datovou síť.

3. Řídíme interní komunikaci a adopci

Pro práci na dálku je udržení fungující interní komunikace nezbytné, a to jak z pracovního, tak psychologického hlediska. Moderní nástroje umožňují aktivní zapojení všech zúčastněných, což je velmi přínosné z pohledu angažovanosti členů týmu a udržování firemní sounáležitosti.

V naší společnosti jsme vytvořili model firemní komunikace založený na kombinaci sociální sítě Yammer, SharePoint intranetu, a především platformy Microsoft Teams. Každý z těchto kanálů je specifický z pohledu účelu užívání i obsahu a všichni zaměstnanci vědí, co kde naleznou a jakým způsobem komunikovat. Pokud podporujete ve vaší organizaci otevřenou komunikaci, pak vám tyto nástroje mohou velmi výrazně pomoci. Především svojí jednoduchostí, integrací a možností rychlého startu bez zdlouhavých implementací.

A to hlavní na závěr – vzdělávání uživatelů je zásadní. Pokud s novými technologiemi nebudou umět pracovat a nebudou znát jejich výhody, bude pro ně práce složitá, a to ať pracují vzdáleně nebo v kanceláři. A mimochodem, i tato školení a adopční kampaně je možno realizovat vzdáleně z pohodlí domova. 😊