Veřejné oznámení o ochraně osobních údajů

Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR) a na základě požadavků zákona č. 110/2019 Sb. Zákon o zpracování osobních údajů a zákona č. 480/2004 Sb. Zákon o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti). Cílem těchto Zásad je poskytnout všem základní informace ohledně zpracování osobních údajů, jejich ochraně a způsobech zpracování.

Výklad pojmů použitých v tomto veřejném oznámení o ochraně osobních údajů:

• "osobní údaj" – veškeré informace, které by vás mohly identifikovat nyní nebo kdykoliv v budoucnu;

• "zpracování" – jakákoliv operace prováděná s vašimi osobními údaji, jako například -shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení;

• "souhlas" – jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, který subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů;

• "správce" - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný -subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů;

• "zpracovatel" - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který pro nás zpracovává osobní údaje;

• "příjemce" - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli.

Tímto dokumentem bychom vás rádi informovali, jak nakládáme s vašimi osobními údaji, a ujistili vás, že vaše osobní údaje jsou pro nás tím nejcennějším, co neustále chráníme. Naši zaměstnanci nakládají s vašimi osobními údaji v souladu s platnou legislativou České republiky a Evropské unie. Naše IT systémy a procesy jsou pravidelně kontrolovány interními bezpečnostními procesy společnosti, abychom vždy pracovali s vašimi osobními daty tím nejlepším a nejbezpečnějším způsobem. Uvědomujeme si, že vaše osobní údaje, které jste nám svěřili, abychom vám mohli doručit naši službu, nejsou naším vlastnictvím, a vážíme si vaší důvěry. V případě, že bychom chtěli vaše osobní údaje využít k jiným účelům, než jsou zde uvedeny, informujeme vás řádným způsobem ještě před započetím takového zpracování. Bez vašeho vědomí, tak nikdy neučiníme, i když k tomu budeme mít adekvátní tzv. právní titul.

Kdo jsme a kdo se může dostat k vašim osobním informacím?

Rádi bychom byli dostatečně transparentní vůči vám při zpracování vašich osobních údajů, a proto vás budeme vždy informovat, kdo může k vašim osobním údajům přistupovat, zpracovávat je a kontaktovat vás za níže uvedenými účely. Správcem vašich osobních údajů je, pro Českou republiku, společnost KPCS CZ s.r.o., Pikrtova 1737/1a, 140 00 Praha 4, Česká republika.

Externích zpracovatelů využíváme zejména pro uložení, zálohování a přenos vašich osobních údajů, přičemž seznam těchto zpracovatelů (partnerů) můžete nalézt níže, popřípadě máte právo si vyžádat úplný seznam zpracovatelů. Tito zpracovatelé jsou smluvně zajištěni, a to včetně smlouvy o mlčenlivosti a pokud to vztah s nimi vyžaduje, tak i zpracovatelskými smlouvami, ve kterých nám deklarují přijetí přiměřených bezpečnostních opatření.

Vaše osobní údaje ukládáme, zálohujeme a přenášíme za pomoci našich zpracovatelů. Naši zpracovatelé nám poskytují interní systémy a úložiště s maximální ochranou. Jedná se zejména o společnost Microsoft v celosvětovém zastoupení, přičemž vaše data jsou umístěna výhradně v zemích Evropské unie.

Některé situace vyžadují, abychom do zpracování vašich osobních údajů zapojili i externí spolupracovníky (OSVČ), kteří jsou však řízeni stejnými podmínkami jako ostatní zpracovatelé.

Vaše osobní údaje nikdy proaktivně nepředáváme a nesdělujeme. Vaše osobní údaje u nás zůstávají v naprostém bezpečí. Pokud bychom potřebovali předat vaše osobní údaje jinému příjemci, budeme vás o této skutečnosti informovat a nepředáme vaše údaje bez vašeho vědomí.

Pro vyloučení veškerých pochybností uvádíme, že k vašim osobním údajům nebude přistupovat společnost KPCS Consulting LLC, 209 Surrey St., 89074 Henderson, NV, USA.

Co se stane, pokud nám své osobní údaje nesvěříte? Ve většině případů nebudeme schopni s vámi uzavřít smlouvu a/nebo vám poskytovat naše služby z ní vyplývající. Pokud od vás na některá zpracování získáváme souhlas pro zpracování vašich osobních údajů, pak neudělení tohoto souhlasu neovlivní čerpání našich služeb vámi.

Vaše osobní údaje jsou u nás v bezpečí, a proto vás chceme informovat, jak je chráníme

Osobní údaje, které nám svěříte, jsou u nás pod nepřetržitou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou. Disponujeme moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Veškeré osoby, které s vašimi osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Naše bezpečnostní řešení splňují vysoké standardy zejména s ohledem na šifrování dat při přenosu a uložení, ochranu přístupu, více faktorové ověření nebo kompletní auditní dohled, řízený pomocí služby ATOM/ATOM ONE, kterou jsme navrhli a rozvíjíme interně. Orientujeme se primárně na produkty a služby společnosti Microsoft, a proto využíváme pro automatizované detekce bezpečnostních událostí všech nástrojů, kterými náš největší partner disponuje.

Abychom vás ujistili, že jsou vaše osobní údaje u nás v bezpečí, uvádíme některé vybrané nástroje, jenž využíváme pro ochranu vašich dat.

• Customer LockBox, díky kterému máme pod plnou kontrolou přístupy zaměstnanců společnosti Microsoft a zpracovatelů společnosti Microsoft dle Microsoft Online Service Terms. Jejich přístup je možný pouze po výslovném schválení naší společností.
• Security and Compliance v Office 365, díky, kterému sledujeme spam, detekujeme ransomware nebo vyřizujeme vaše požadavky na uplatnění vašich práv
• eDiscovery a Advanced eDiscovery díky kterému můžeme velice rychle najít všechny datové zdroje, které obsahují vaše osobní údaje
• Office 365 ATP, Azure ATP a Windows Defender ATP, díky kterému přecházíme vznikům bezpečnostních událostí a automaticky kontrolujeme veškeré e-mailové zprávy a jejich přílohy, zda neobsahují nějaké škodlivé kódy, jako je například Ransomware
• Threat Inteligence, díky kterému testujeme naše uživatele proti otvírání malware, které se může skrývat v e-mailech
• Azure Information Protection**,** díky kterému šifrujeme vybrané důležité dokumenty jak interně, tak i externě. Na vybrané dokumenty aplikujeme i délku platnosti každého dokumentu, aby jej nebylo možno zneužít.
• SharePoint Information Right Management díky, kterému chráníme obsah v případě, kdy je vykopírován z našeho dokumentového úložiště
• Azure Security Center, Audit Log a ATOM ONE postavený na platformě Log Analytics, díky kterému víme o útoku dříve, než má útočník možnost proniknout dovnitř nebo znemožnit využívání našich služeb

• BitLocker, verzování dokumentů, pravidelné zálohy, monitoring, atd. jsou dnes pro nás samozřejmostí, která je nedílnou součástí každého serveru a každé pracovní stanice, která pracuje s našimi nebo vašimi osobními údaji.

  Ačkoliv je pro nás zpracování vašich osobních údajů pouze související vedlejší činností, rádi bychom vás informovali o tom, že veškerá zpracování provádíme zákonným způsobem

Abychom vám mohli poskytnout naši službu, musíme pracovat s vašimi osobními údaji, a proto k většině zpracování, která provádíme, využíváme smluvních podmínek mezi vámi a společností KPCS CZ s.r.o., a to i za předpokladu, že se jedná pouze o objednávku našich služeb, kterou jste provedli skrze internetové stránky

• ATOM/ATOM ONE - https://kpcs.cz/a1

Některé údaje však můžeme mít i nad rámec našich povinností a na ty od vás vždy získáváme souhlas, který můžete udělit svobodně a neomezí vás v čerpání námi nabízených služeb. Legislativa nám také ukládá jisté povinnosti, kterým musíme dostát, a proto o vás zpracováváme i údaje, jaké nám zákony České republiky nařizují.

Někdy jsme také zpracovatelem vašich osobních údajů pro správce

I když není naší povinností z podstaty nařízení GDPR informovat vás o zpracování osobních údajů z pozice zpracovatele (většinou dodavatele pro správce) rádi bychom vás však transparentní formou informovali při jakých zpracováních dochází nebo může docházet ke zpracování vašich osobních údajů.

Jedná se zejména o další služby, které poskytujeme našim zákazníkům a jedná se tedy o tyto:

• Poskytování konzultací a služeb souvisejících s úspěšným zavedením pravidel nařízení GDPR, norem ISO27xxx nebo zákonů jako například ZokB

• Poskytování kontrol zdraví IT systémů, někdy také v souvislosti s článek 32 nařízení GDPR

• Poskytování služeb VPN nebo AP as a Service, kdy vám poskytujeme bezpečný přístup do vašeho prostředí jako službu

• Poskytování služeb plného nebo částečného outsourcingu vašeho prostředí

• Poskytování implementace jakýchkoliv IT služeb, které jsou stanoveny v rámci vaší poptávky

V závislosti na poskytované službě, jejím rozsahu, způsobu plnění a komplexnosti řešení se můžeme seznámit se značným množstvím osobních údajů, a to zejména osobních údajů vašich zaměstnanců, partnerů, externích spolupracovníků atd., a proto nyní nelze tento rozsah definovat, přičemž s ním budete vždy před započetím vlastního projektu seznámeni. Pro jakékoliv takové zpracování je mezi námi a vámi uzavřena příslušná smlouva, která nás zavazuje k ochraně všech námi zpracovávaných osobních údajů.

Máte vůči nám svá práva, a proto se na nás neváhejte kdykoliv obrátit

Pokud nebudete souhlasit se zpracováním, které provádíme nebo se na nás budete chtít obrátit s třeba jen s dotazem, můžete nás kdykoliv kontaktovat. Můžete se na nás s důvěrou obrátit a po prokázání své totožnosti vám bude bezplatně umožněno provedení odvolání vámi uděleného souhlasu, nebo může uplatnit svá práva, která máte z podstaty platných zákonů České republiky.

Právo na přístup	Poskytneme vám informace o tom, co jsme s vašimi osobními dělali po dobu jejich života v naší společnosti, včetně kopie vámi zaslaných osobních údajů. Nemůžeme vám však předat všechny informace, a to zejména ty, které by narušily naše duševní vlastnictví nebo narušily soukromí jiných osob.
Právo být zapomenut	Provedeme vymazání nebo anonymizování vašich osobních údajů, které jste nám poskytli nebo které jsme získali naší činností.
Právo na omezení zpracování	Pokud vznesete námitku proti námi prováděnému zpracování, pak po dobu platnosti námitky omezíme námi prováděné zpracování. Obdobná situace nastane, pokud se budete domnívat, že zpracováváme neaktuální údaje, pak omezíme zpracování až do doby, kdy budou tyto osobní údaje aktuální. Případně se tak může stát automaticky, pokud by se stalo nějaké ze zpracování protiprávním nebo hrozilo narušení vašeho soukromí.
Právo podat námitku proti zpracování	Máte právo vznést námitku proti námi prováděnému zpracování v rámci přímého marketingu. Případně pokud se domníváte, že námi prováděné zpracování, které je prováděno na základě oprávněného zájmu, zasahuje příliš do vašeho soukromí.
Právo nebýt předmětem automatického rozhodování včetně profilování	Aktuálně neprovádíme žádné automatické rozhodování, včetně profilování, a z tohoto důvodu vám uplatnění tohoto práva nemůžeme zajistit.
Právo na přenositelnost údajů	Rádi pro vás zajistíme kopii vámi poskytnutých osobních údajů, a to ve strojově čitelném formátu, aby bylo možné zajistit jejich přenos k jiné společnosti. Nemůže vám však předat všechny informace, a to zejména ty, které by narušily naše duševní vlastnictví nebo narušily soukromí jiných osob.

K uplatnění svých práv se můžete obrátit na námi pověřeného pracovníka, jenž zodpovídá za plnění našich povinností v souladu s platnou legislativou České republiky, a to pomocí e-mailu privacy@kpcs.cz nebo na centrálním telefonním čísle +420 778 411 744, a to v pracovní dny v čase 9:00 – 17:00. Můžete nás také navštívit na výše uvedené adrese a rádi pro vás vše vyřídíme na počkání přímo na pobočce společnosti. Rádi bychom vás upozornili, že uplatnění vašich práv může být v některých situacích zpoplatněno, a to za předpokladu, že jsme usoudili, že již dané informace máte, nebo bude počet vašich požadavků neúměrně vysoký s ohledem na dobu, ve které žádáte o uplatnění svých práv.

Pokud informace získáme z jiného zdroje než přímo od vás, potom vás o této skutečnosti informujeme a vy můžete uplatnit svá práva. Informaci vám poskytneme nejpozději do jednoho měsíce od chvíle, kdy o vás tyto informace získáme, ale vždy před zahájením vlastního zpracování. Rádi bychom vás ujistili o skutečnosti, že žádné zpracování nebude započato, dokud o tom nebudete informováni.

Vaše osobní údaje u nás nejsou navždy. Jak dlouho budeme mít vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje nebudeme evidovat navždy, ale jen po nezbytně nutnou dobu, abychom vám mohli nabízet naše služby a inovace těch stávajících. V souladu s principy naší hlavní podnikatelské činnosti budou vaše osobní údaje v informačním systému uloženy po nezbytně nutnou dobu, a tak jak je stanoveno u každé poskytované služby popsané výše v tomto dokumentu. Za předpokladu, že nám zákon nařizuje evidovat o vás informace delší dobu, budeme mít některé osobní údaje déle, ale v případě uplatnění vašich práv vás o tom informujeme.

Pracujeme vždy s aktuálními informacemi.

Veškeré osobní údaje, které o vás evidujeme, pravidelně aktualizujeme. Neprovádíme žádné zpracování neúplných nebo neaktuálních informací, jelikož víme, že vaše osobní údaje se mohou v čase měnit, a proto vás budeme pravidelně vyzývat k aktualizaci vašich osobních údajů, které jsou u nás uloženy. Budeme velice rádi, pokud nám pomůžete udržet naši databázi kontaktů aktuální, a proto velice oceníme, pokud nám poskytnete informaci o změně vašich osobních údajů.

Závěrečná ustanovení

Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi vámi a KPCS CZ, s.r.o. jsou příslušné české soudy, které budou aplikovat české právo.

Znění tohoto Veřejného oznámení o ochraně osobních údajů můžeme a budeme pravidelně doplňovat. O každé takové změně vás předem informujeme zde na webových stránkách nejméně 10 dnů před nabytím účinnosti změn, a to formou novinky zveřejněné na našich internetových stránkách.

Toto Veřejné oznámení o ochraně osobních údajů nabývá účinnosti 31. 8. 2018 a bylo naposledy aktualizováno dne 1. 12. 2019.