Digitální transformací podle KPCS k ISO certifikaci

KPCS CZ se v minulosti rozhodla pro transformaci všech svých informačních systémů a procesů využívaných k řízení jednotlivých agend do jednoho centrálního systému s využitím produktů a služeb společnosti Microsoft. To umožnilo zvýšení potenciálu, zajistilo další růst a také nás dovedlo k loňskému získání stříbrného certifikátu ISO.

Cíle transformace

Získat aktuální a transparentní podklady pro řízení společnosti, a to téměř v reálném čase. Změna přístupu k vlastním IT prostředkům pro umožnění moderního způsobu práce bez omezování lokality či výběru zařízení při udržení vysokého stupně bezpečnosti. Zkvalitnění řízení celé společnosti podporující růst jejího businessu, zvýšení efektivity práce, zkvalitnění péče o stávající zákazníky a rychlejší reakce na potřeby potenciálních zákazníků. To byly jednoznačně hlavní hnací síly transformace, které navíc dokonale korespondovaly s potřebou poskytnout tyto komplexní možnosti a služby také našim zákazníkům. Velkou výhodou při transformaci u sebe sama byla expertní znalost portfolia Microsoft a dlouholeté zkušenosti s implementacemi dílčích řešení právě u zákazníků. Samozřejmě jsme ani my nezačínali na nule a dílčí nástroje jako Dynamics 365 pro obsluhu obchodních procesů, Microsoft Teams pro týmovou komunikaci a spolupráci s našimi zákazníky, nebo Power BI jako nástroj, který nám dovoluje přehledně interpretovat data z Dynamics 365 a několika návazných, jsme již používali. Chyběla ovšem jasná integrace, která by vše uživatelsky spojila do jednoho organického celku.

Plány a předpoklady

Jelikož se transformace dotkla celé organizace, ideálním centrálním bodem pro řízení dílčích aktivit, kde zákazník je středem pozornosti, byl zvolen Dynamics 365, který se tak stal pomyslným vrcholem pyramidy soustřeďujícím data, informace a procesy z jednotlivých systémů. Zvolen byl také princip, kde každý uživatel má svoji agendu viditelnou na jediném místě, aby bylo dostatečně snadné pracovat s informacemi ve všech oblastech pro chod společnosti důležitých (marketingu, obchodu, doručování a podpory, a také samozřejmě finančního řízení). Ve výsledné podobě je nedílnou součástí také výměna informací mezi jednotlivými fázemi obchodního cyklu. Převod všech agend do Dynamics 365 tak vytvořil velkou, ale přístupnou sadu dat. Pro jejich maximální využití jsme zvolili nástroj Power BI, kde lze data jednoduše prezentovat přesně tak, jak je potřebují mít k dispozici vlastníci různých rolí v rámci společnosti. Nezbytná bezpečnost celého řešení byla zajištěna ochranou identit našich zaměstnanců, mobilních zařízení a v konečném důsledku informací. Pomocí transformace jsme se pokusili dostat co nejblíže k ideálnímu fungování organizace a pozdější získání strukturální a bezpečnostní ISO certifikace Systému řízení kvality QMS (ČSN EN ISO 9001) a Systému řízení bezpečnosti informací ISMS (ČSN EN ISO 27001), nás utvrdilo v tom, že náš plán uspěl, a navíc jsme schopni ho realizovat kdekoliv v prostředí našich zákazníků.

Naše řešení

První změnou v digitalizaci organizace byl přesun z on-premise řešení na čistě cloudové. Tento krok umožnil kompletně odstranit lokální infrastrukturu a komponenty, které byly zachovány (např. síť), se plně integrovaly s Azure AD. Tím KPCS získala celou řadu výhod v rámci komfortu práce pro zaměstnance a jejich mobilitu. A toho jsme dosáhli bez kompromisů v oblasti bezpečnosti a správy prostředí. Uživatelé také získali volnost ve výběru zařízení, na kterých pracují. Již nezáleží, zdali se jedná o Apple macOS, nebo preferovaný Microsoft Surface. A jelikož Dynamics 365 a Microsoft Teams obsahují i nativní mobilní aplikace, zaměstnanci mají nyní přístup k důležitým informacím bezpečnou formou kdykoliv. Kombinací Microsoft 365 a Dynamics 365 se koncept našeho moderního pracoviště stal skutečně realitou. Realitou, ve které jsme mohli zcela opustit lokální infrastrukturu a zbavit se závislosti na ní. Nutnou podmínkou pro správné naplnění vize digitalizace organizace je samozřejmě zajištění informovanosti zaměstnanců, ke které jsme využili nástrojů SharePoint, Yammer a Microsoft Teams. A k propojení došlo i u řady externích zdrojů, které spolupracují s Dynamics 365. Změna, kterou v KPCS CZ digitální transformace znamenala, se nedotkla pouze procesů a systémů s nimi spojených. Ta největší změna byla kulturní. Bylo nutné nové postupy a technologie adoptovat lidmi a s odstupem času můžeme jak na základě ISO auditu, tak na základě pozorování říct, že změna byla reálně pozitivní a dnes ji již můžeme označit i za plně adoptovanou. Vyjma centrálních systémů, kterými jsou Dynamics 365, Teams, Yammer a SharePoint bylo ale nutné zapracovat i celou řadu dílčích technologií, které napomohly výsledku.

S ohledem na zabezpečení uživatelských identit a zpracovávaných dat významně pomohly Azure Active Directory s možnostmi víceúrovňového ověřování, Conditional Access, samoobslužné funkce, Microsoft Cloud App Security, Microsoft Information Protection. Důraz byl také kladen na koncová zařízení a jejich správu. Intune, Windows Hello for Business, BitLocker, či služba třetí strany Keeper – centralizovaná správa hesel, jsou pouze příklady nástrojů, které pomohly vizi moderního IT naplnit. Výše zmíněné prvky jsou pak především ty, které nám zajistily certifikaci Systém řízení bezpečnosti informací (ISMS). Auditoři totiž ve své závěrečné zprávě zejména tyto prvky zabezpečení dat velmi ocenili. A bezpečná data jsou zapotřebí právě pro správné a plynulé řízení organizace. Centralizace informačních systémů a jejich propojení vytvořilo skvělou datovou základnu, kterou je možné prezentovat v rámci PowerBI a doručit tak jednotlivým lidem, na různých úrovních potřebná data pro jejich práci – co a kdy dělat, ale také pro vedení společnosti pro rychlé rozhodování spojené s řízením firmy a priorit. A ze zmíněných technologických a samozřejmě i z důsledného dodržování manažerských, realizačních a podpůrných procesů tedy plyne získání druhé certifikace Systému řízení kvality (QMS).

Výsledky

Vedení společnosti má dnes díky kvalitnímu reportingu v reálném čase dostatek podkladů pro rychlé rozhodování, což má pozitivní dopad jak na efektivitu práce, tak na finanční výsledky společnosti. Výsledkem implementace řešení a adopcí u uživatelů došlo ke zvýšení efektivity doručování projektů o 12 %. Součástí je také řádné plánování nadcházejících aktivit, a možnost práce odkudkoliv, což má pozitivní dopad na work-life balance. Optimalizovala se práce týmů, zlepšila se výměna informací mezi lidmi a týmy, zjednodušil a zrychlil se proces průchodu zakázky firmou (od objednávky po fakturu), a to vše s přímým vlivem na zlepšení cash flow společnosti. Podpora týmové spolupráce vedla zároveň k tomu, že konzultanti nejsou zahlcováni informacemi, které se přímo netýkají jejich práce. Na druhé straně díky optimálnějšímu nastavení systému interní komunikace s využitím výše uvedených nástrojů mohou také mezi sebou snáze sdílet know-how a čerpat informace, které buď pro svou práci potřebují, nebo které je zajímají. Došlo ke zvýšení zabezpečení celého prostředí bez negativního dopadu na produktivitu – nemusíme se starat o resety hesel, instalaci aplikací na vyžádání či řešit výměny počítačů nebo jejich zálohování. Díky zabezpečenému řešení je společnost spolehlivým partnerem, a to zvyšuje její prestiž v očích zákazníků, zaměstnanců i odborné veřejnosti. Spolu s možností využívat výhod moderního pracoviště se zvýšila flexibilita a spokojenost zaměstnanců (pravidelně měřená). V konečném důsledku jsme také zaznamenali výrazný pokles incidentů i požadavků týkajících se interní výpočetní techniky. A především, sami na sobě jsme vyzkoušeli sílu kompletního řešení Dynamics 365, Microsoft 365 a Azure. Můžeme je každé firmě doporučit a komplexní řešení přizpůsobit na míru dle požadavků zákazníků. Nakonec, umíme dnes své klienty připravit i na takovou výzvu, kterou bezesporu je ISO certifikační audit. A co k tomu říká naše manažerka integrovaného systému a CFO v jedné osobě Linda Olšanová:

„Začínali jsme od nuly (bez certifikací) a rovnou integrovali dvě normy. Certifikační proces nám pomohl formalizovat již realizované a najít místa pro zlepšení. Díky erudici celého týmu a jeho znalostem Microsoft technologií nám celý proces zabral pouhých 6 měsíců. A za to patří velký dík technickým kolegům Viktorovi, Petrovi a Jirkovi.“