Proč používat Office365 - mýty o cloudu

O Office 365 koluje (nejen) na internetu mnoho informací. Jejich povaha většinou odpovídá tomu, kdo je autorem těchto informací a jaké má osobní zkušenosti s jeho používáním. Pokud se na to podíváme z pohledu osobního přístupu, existují dva naprosto rozdílné světy. Na jedné straně zapřisáhlí "haters", kteří dávají přednost jiným službám, nebo naopak ajťáci či uživatelé, kteří budou bojovat za Microsoft stůj co stůj. Nejen díky tomu koluje o Office 365 celá řada mýtů, polopravd i nepravd. Ale kde je vlastně ta "pravda"? Abychom se v této džungli informací zorinetovali, pojďme si tedy ty nejčastější mýty malinko rozebrat.

Office 365, co že to vlastně je?

Většina z vás jistě ví, co Office 365 vlastně znamená, ale opakování je matka moudrosti, pojďme si to tedy v krátkosti připomenout.

Office 365 je balík online služeb společnosti Microsoft, ve kterém uživatel získává různé online služby formou pronájmu - subscription. Jde o nejnovější technologie, dostupné doslova kdykoliv a kdekoliv. Office 365 je služba, poskytována v modelu SaaS - „software jako služba“ - jde o hotové řešení, kde je potřeba pouze konfigurace a službu je možné ihned využívat.

Office 365 poskytuje svým uživatelům platformu pro (spolu)práci, součástí, dle licence, může být i kancelářský balík Microsoft Office. Pracovat můžete třeba jen v libovolném internetovém prohlížeči. Office 365 poskytuje služby velmi pestré - od poštovních služeb (Exchange Online), přes služby spolupráce nad dokumenty (SharePoint Online, OneDrive for Business, Teams), až po služby analytické (MyAnalytics, PowerBI). Těch služeb je opravdu mnoho a každý určitě nemusí využít všechny. Aplikace (služby), které má uživatel k dispozici, se liší podle zakoupené licence. Někdo může mít služeb k dispozici více (vyšší typ licence) a někdo méně. Podle toho se liší samozřejmě i cena za licenci.

Pojďme na ty mýty

A teď k těm nejčastějším mýtům, se kterými se můžete dle mého názoru setkat. Seznam určitě není konečný, naopak jsem přesvědčen, že další budou, díky lidové tvořivosti, nadále vznikat. Pořadí neurčuje důležitost ani závažnost, je čistě náhodné.

Mýtus 1: Je to zdarma

Office 365 zdarma můžete mít na zkoušku po dobu TRIAL licence. Jakmile uběhne tato doba, buď si licenci koupíte, nebo vaše data budou po čase smazána.

Určité možnosti Office 365 zdarma jsou pro EDU sektor, tj. Office 365 pro školy a neziskové organizace. Ty mohou skutečně na některé licence Office 365 dosáhnout zdarma, u vyšších licencí pak s výraznou slevou. Je však potřeba mít na paměti, že nejde o běžné licence pro komerční využití.

Cena za Office 365 služby se liší podle licence. Hlavní rozdíl je, zda volíte Business (max. 300 uživatelů), nebo Enterprise plány.

Více detailů zde: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/office-365-platform-service-description/office-365-plan-options

V kategorii Enterprise je ze zkušenosti nejčastějším plánem licence Office 365 E3, poslední dobou si však mnoho organizací uvědomuje (konečně), že by měly nad svým prostředím mít větší kontrolu, a téma bezpečnosti obecně získává na důležitosti. Proto řada společností volí také licence Office 365 E5, především právě kvůli bezpečnostním vlastnostem této licence.

Chápu, že licence Office 365 Enterprise už něco stojí, ale podle mého názoru se tato investice vyplatí. Útokům je přeci lepší předcházet, než na ně až následně reagovat. Kolik jste schopni vydat peněz na eliminaci následků, pokud se už něco stane? Stačí jeden závažnější incident a bude to velmi pravděpodobně mnohem více, než kolik byste zaplatili za licenci, která by vás ochránila.

Mýtus 2: Office 365 není pro jednotlivce

Kromě výše uvedených Business a Enterprise plánů, které jsou z kategorie Office 365 pro firmy, existují také licence Office 365 pro jednotlivce a Office 365 pro domácnosti.

Tyto licence obsahují jen tzv. „consumer“ služby (služby pro koncové uživatele), takže žádný Exchange Online ani SharePoint Online v těchto balících nečekejte. V případě Office 365 pro domácnosti jde o zajímavou možnost, jak získat Office desktop aplikace a cloudové úložiště OneDrive až pro 6 osob (Office 365 Home), nebo pro studenta (Office 365 pro jednotlivce).

Více detailů zde: https://products.office.com/cs-cz/compare-all-microsoft-office-products?&activetab=tab:primaryr1

Osobně Office 365 Home předplatné pro soukromé účely používám a prostředků za licenci nelituji. Podle mě toho získám více, než nabízí konkurenční služby.

Mýtus 3: Outlook mohu mít i zdarma. A stejně tak Skype.

Toto je spíše o nepochopení termínů. Outlook.com je jedna z e-mailových služeb zdarma, které poskytuje celá řada poskytovatelů. Outlook.com ale není Exchange Online a někdo pod pojmem Outlook chápe také desktop aplikaci. Takže máme tři různé aplikace/služby.

Office 365 toho umí oproti Outlook.com mnohem více. A Outlook desktop aplikace zdarma není.

Rozdílů mezi zmiňovanými službami je mnohem více, tyto dvě služby nelze jednoduše porovnávat. Podle mého názoru pro soukromé použití nebo malého živnostníka může Outlook.com stačit, ale například takový základní požadavek - vlastní emailová doména, na to již je Outlook.com krátký.

A Skype? To je vlastně stejné. Skype jako nástroj pro domácí použití je super. Ale v dnešní době, kdy už Skype for Business neexistuje a namísto něj tu máme Teams, tak porovnání nedává smysl. A Teams také nejsou zdarma.

Mýtus 4: Office 365 je drahá služba

Pokud jsem schopen si vyčíslit reálně náklady za provoz mého stávajícího IT, většinou zjistím, že to levněji provozovat nedokážu.

Kdo neumí vyčíslit náklady, pro něj je s dovolením toto tvrzení jen obyčejná „pocitovka“. Aby bylo možné reálně náklady porovnat, pak je potřeba si umět odpovědět na otázky typu: „Jaké jsou parametry současné služby? Kolik mě stojí provoz stávajícího řešení? Provozuji si to sám a platím také za HW, za údržbu, za patchování operačního systému nebo jiných komponent? Kolik to stojí na elektřině, kolik na klimatizaci? Jaká je dostupnost stávajícího řešení? Kolik mě bude stát přesun?“. A to není vše. Teprve po zodpovězení podobných základních otázek si lze s čistým svědomím odpovědět, zda to je skutečně drahé.

Osobně jsem přesvědčen, že levnější provoz služeb se srovnatelnými parametry sami těžko zajistíte. Důkazem je stále narůstající počet zákazníků Office 365.

Mýtus 5: Je to nebezpečné - k datům se mohou snadno dostat cizí lidé

Bezpečnost je velké téma. A důležité. Vězte ale, že vaše data budou v bezpečí mnohem více v cloudu, než kdybyste je měli u sebe ve firmě a zabezpečovali byste si je sami.

Data v cloudu jsou na úložištích šifrována (In Rest). Pro zajištění vysoké dostupnosti jsou data replikována do více datových center, která jsou rozmístěna na celém světě. Datová centra jsou fyzicky zajištěna podobně jako ve filmu Mission Impossible. A navíc, při přenosu mezi datovými úložišti jsou data také šifrována (In Motion).

Z pohledu různých standardů - Microsoft jich splňuje celou řadu, jak globálních, tak industriálních nebo regionálních - HIPAA, PCI, SOX, GDPR, atd. Navíc díky tomu, že Microsoft své služby poskytuje celé řadě zákazníků, dokáže velmi dobře využít informací o bezpečnostních hrozbách, které se udály u jiných zákazníků (např. phishing útoky) a poskytnout ostatním uživatelům Office 365 rychlou ochranu proti podobným útokům.

Microsoft, jakožto provozovatel Office 365, má na tyto incidenty dedikovaný bezpečnostní tým. Bezpečnost je tedy něco, co bere Microsoft velice vážně. Jen si zkuste na chvíli představit, co by se stalo, kdyby Microsoft přestal být důvěryhodným poskytovatelem, protože by mu, díky špatnému zabezpečení, utekla data jeho zákazníků. Přišel by tak postupně o velké množství z nich. A to je něco, co Microsoft rozhodně nechce podcenit, a proto do zabezpečení svých systémů investuje nemalé finanční prostředky.

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/offering-home

Osobně se dat v cloudu rozhodně nebojím - vím totiž, že moje data jsou zabezpečena mnohem lépe, než kdykoliv předtím.

Mýtus 6: Bez internetu to nefunguje

Jasně, pošta bez internetu nepřijde, stejně jako u jiné cloudové nebo konkurenční služby, vše fungovat samozřejmě z podstaty věci nemůže - jsou to přeci cloudové služby. Tento mýtus však primárně míří na nejčastější způsob práce - práce s dokumentem. A práce s dokumentem, byť je uložen v cloudovém úložišti, je stále možná i v offline režimu. To vše zvládá OneDrive for Business a funguje to opravdu moc pěkně.

Zaujalo vás téma Office 365?

Pokud ano, doporučuji zřídit si trial licenci (zdarma) a trochu si s Office 365 pohrát. Stránku pro Office 365 přihlášení najdete jednoduše na adrese www.office.com. Pokud byste hledali stránku Office 365 download, žádnou takovou nenajdete. Nenajdete také Microsoft Office zdarma , protože jak jsme si vysvětlili výše, desktopové aplikace zdarma nejsou. Pokud si ale zřídíte trial licenci, balík Microsoft Office si stáhnete z prostředí Office 365, tak po dobu platnosti trial licence vám bude fungovat. Nezapomeňte však, že licence je svázána s platným loginem Office 365.

Závěr

Doufám, že ke většině mýtů jsem vám dokázal dodat užitečné informace a sami budete schopni lépe rozpoznat, co je mýtus a co je pravda. Nezapomeňte, že často také záleží na úhlu pohledu, a každý může nějakou informaci interpretovat jinak, než ji chápe druhý - viz např. mýtus „Outlook je zdarma“.

Podobná odpověď totiž platí často obecně - Ano, ale….. A přesně tak vznikají mýty – z neúplných informací.