Proč Exchange Online?

Stále častější otázka. Obzvláště poslední rok, kdy nejvýkonnějším leaderem digitální transformace není CEO, ani CTO, ale COVID.

Ale vážně. Účelem tohoto zamyšlení není vyzdvihovat Exchange Online nad produkty jiných. Cílem je pokusit se odpovědět na jednu z otázek IT všehomíra.

Moje odpověď na to „proč“ bývá shrnutá do tří bodů:

1. Uživatelský komfort
2. Bezpečnost
3. Flexibilita

Co to vlastně ale znamená Uživatelský Komfort, k čemu je?

Proč se zabývat uživatelským komfortem? To je snadné. Spokojenost uživatelů přímo určuje úspěšnost nejen IT práce, ale úspešnost celé firmy. Proč? Protože nespokojený zaměstnanec není produktivní, pokud mu komplikujeme jeho práci složitým používáním pracovního nástroje (což počítač bezesporu je), bude trávit více času stěžováním nebo výmluvami, proč to či ono nejde. Dejte kopáči lopatu s křivou násadou, nebo skládačku krumpáče, a schválně - kolik toho nakope.

Jaký komfort nabízí cloud?

První,co mi přijde na mysl, je Single Sign-On. Není větší úlevy pro běžného uživatele než to, že si nemusí pamatovat kopy hesel, neřkuli si je lepit na monitor. Přidejte Self-Service Password Reset a uživatel už se nikdy nebude stydět a volat na support, že zapomněl heslo.

Druhou předností je dostupnost. Nepotřebujete VPN, ke svým datům se dostanete z libovolného OS, klienta, browseru i mobilu, odkudkoliv. Ruku v ruce s Autodiscoverem je pak konfigurace i pro technicky nezdatné sice ne snadná, ale aspoň zvládnutelná. Buďme realisté.

Dále spolehlivost a velkorysé limity. Dostupnost 99,99 % a data zálohovaná přes kontinenty v několika kopiích. Pravda, většinou se uživatel nezabývá tím, zda jsou jeho data v bezpečí, považuje to za samozřejmost, za to přece odpovídá IT, takže to bude spíše výhoda pro adminy. A jaké hardwarové nároky by mělo vlastní prostředí, aby dalo i uklízečce 50GB mailbox s možností posílat až 150MB přílohy?

Takže všichni žili šťastně až do skonání věků..., nebo ne?

Jsou vlastně vůbec nějaké nevýhody pro uživatele? Odpověď ta tuto otázku mě asi potrápila nejvíc. Jednou ze stížností, které můžete slyšet od svých oveček, je, že to je pomalé. Jistě, rychlost je vždy závislá na výkonu, pokud máte slušný laptop, tlustý kabel a klient používá velkou cache, tak se to přiliž neprojeví, ale když bude Franta posílat 100MB video Petrovi ve vedlejší kanceláři, bude to vždy rychlejší s lokálním poštovním serverem. A další stinnou stránkou používání cloudového řešení může být přílišná snaživost IT adminů. Cloudové prostředí nabízí mnoho nástrojů dohledu či zabezpečení a pokud to přeženeme, je uživatel vystaven opakovaným násobným ověřovacím procesům, šifrování, omezování, automatickým warningům, až může získat dojem, že je šikanován a sledován na každém kroku. Že všeho moc škodí, platí i v IT.

Cílem implementací ve firemním IT by měli být spokojení uživatelé, nicméně vždy v souladu se smysluplnou a efektivní bezpečností.

Všudypřítomná, vyzdvihovaná, komplexní Bezpečnost

Zde se nemusíme zabývat zodpovězením otázky proč. Snad jen poznámka. Jestliže Pokud komfort dělá spokojeného zaměstnance, pak bezpečnost dělá spokojené zaměstnavatele. Ať už z hlediska zákonných povinností, nebo z potřeby chránit své investice a know-how.

Integrované ochrany dat v prostředí Exchange Online obstojí před všemi legislativními požadavky. Pár pojmů: Data Protection Loss, eDiscovery, Litigation Hold, v kombinaci s Modern Authetication, Conditional Access, Multi Factor a další. Netřeba komentovat.

Samostatnou kapitolou je pakantispam. Dnes už mají téměř všechna řešení maximální spolehlivost, zachytí spam s pravděpodobností 99 %, malware dokonce až 100 %. Ale jsou všechny tyto Barracudy, Ironporty, Fortimaily či jiné appliance integrovanou součástí vašeho poštovního serveru? Je pravda, že základní EOP je vlastně takový blackbox, moc variability nám nenabízí, ale není jedno ze základních rčení v IT „když to funguje, tak do toho nevrtej“? A pokud chcete víc, stačí skočit po Advanced Threat Protection a ejhle, tady je toho tolik, co se dá testovat, nasazovat, ladit. S Plan2 dostanete i managementem oblíbené reportování, barevné koláče a tak vůbec.

Vlastní prostředí vždy vyžaduje údržbu, aktualizace, modernizaci, rozšiřování. To vše může způsobovat výpadky dostupnosti, chyby. Uživatelský diskomfort. Cloud toto dělá tak nějak, aniž bychom si toho všimli. Microsoft nasazuje patche na své cloudové prostředí okamžitě, rozsáhlá infrastruktura a lidské zdroje mu umožňují toto vše dělat bez dopadu na funkčnost a dostupnost no aspoň teoreticky.

Nástroje, které jsou přístupné v každém, i základním tenantu, otvírají dveře stavbě solidního zabezpečení. Co všechno byste potřebovali nakoupit a implementovat, abyste na takovou úroveň dosáhli i v truhlářské firmičce o třech zaměstnancích? Nemyslitelné. Kdo by ale nechtěl postavit kamennou zeď okolo svého hradu z písku, aby jej nesmetla první přílivová vlna, že?

O tomto tématu bychom mohli pokračovat do nekonečna.

Jaké mohou být nevýhody z hlediska bezpečnosti? Když pominu již zmíněnou přehnanou horlivost CISO, je nejčastější obavou, že vaše data má někdo jiný, že nad nimi nemáte úplnou kontrolu. To je bezesporu pravda. Ale kdyby někdo hacknul Microsoftu cloud, tak by to byl takový průšvih s celosvětovým ekonomickým dopadem, že kompromitace vašich dat by nebyla v tu chvíli váš největší problém.

Co s tím? Asi je na místě střízlivě zhodnotit, zda jsou vaše data natolik cenná, že si zaslouží investice do vlastní infrastruktury a tým IT specialistů, aby o ně pečoval? Pokud ano, máte jasno. Pokud je odpověď záporná, pak není otázkou ZDA do cloudu, ale KDY.

A teď se pružně přeneseme k Flexibilitě.

Co ta s tím má společného? Dokážete si představit, že vaše on-premise prostředí reflektuje okamžitě a přesně vaše firemní požadavky? Že je váš hardware přesně nasizovaný, že máte přesný počet zakoupených licencí Office a CALů, že vaše IT oddělení má efektivně využitý čas a kapacity? Utopie, že? Kouzlo cloudového prostředí je přesně v tomto. Náklady lze pravidelně přizpůsobovat s instantním výsledkem. Probíhající akvizice, sezónní práce, reorganizace, vše můžete suverénně zohledňovat v měsíčních nákladech. Je neplánovaně přijat nový člověk? Pár kliknutí a má vše, co potřebuje. Tedy až na hmatatelné vybavení, to si musíte stále zvládat řídit sami, laptopy a mobily ještě stále Microsoft přes cloud nedistribuuje.Tady přichází i slibovaná nevýhoda. Tou jsou počáteční investice. Pokud jste doposud provozovali firemní poštu na postarším dýchavičném Proliantu ve skladu u kuchyňky, náklady na jeho provoz byly v podstatě minimální. Taktéž na něm běžící stará Exchange 2007 nevyžadovala, aby všichni, včetně obligátní uklízečky, měli zakoupené nejnovější Office, stačil postarší Outlook 2003 (ano, to ještě někde běhá!). Nutno však podotknout, když Proliant vydechne naposledy, ožívá noční můra. Oproti tomu přechod do cloudu nám nemilosrdně vystaví okamžitou fakturu za pořízené licence, což je částka v pravdě nemalá. A to nezmiňuji náklady na samotný projekt přestupu do cloudu.

Ale když si náš CEO koupí nový high-end notebook s balíkem moderních aplikací, je ušetřen pocitu moderního misionáře mezi domorodci na Papui. Co řešení v podobě upgradu on-premise? Tedy zakoupení nové Exchange, nového serverového OS, nový hardware, nové CALy. Nakupujeme a nakupujeme. A najednou řešíme, že nikdo kromě hypermoderního ředitele nemůže komfortně(!) pracovat. Takže jsme domorodcům postavili kostel a přinesli Bibli, jenže oni neumí číst. Náklady rostou.

Ač se to na první pohled nezdá, přechod do cloudu může být dlouhodobě i finančně výhodnější. Studie říkají, že investice přechodu do cloudu versus potřebné investice do udržení a modernizace vlastního prostředí, je ve prospěch cloudu. Návratnost v řádu několika málo let. Nutno ale podotknout, že tyto studie jsou velmi často v režii Microsoftu, ať přímo či nepřímo.

Co dodat na závěr?

Pravděpodobně ale v cloudu jednou budeme všichni. Stará dobrá Exchange 2016 má již pár měsíců po mainstream supportu, extended nám končí 2025 a stačí se podívat jaké hardwarové nároky má Exchange Server 2019. Exchange Online tak brzy bude jediným rozumně kompromisním řešením.

Aplikace od Microsoftu mají své mouchy, ale jsou vyvíjeny v souladu, kompatibilní, spolupracující, jsou si podobné. Až na pár milovníků exotiky všichni dnes používají Windows, všichni jej znají, jsou na ně zvyklí. Všechny wizardy, pop-up okna, menu, ovládání, vše je stejné a děsí uživatele nejméně. Všichni znají ikonu „Uložit“, ač dnes již zdaleka ne všichni pamatují, co to vlastně je. A jsme zpět u komfortu.