Ohlédnutí se za posledními novinkami v Microsoft Teams

Většina nových změn se týká uživatelského komfortu a nových bezpečnostních a reportovacích funkcí pro administrátory. Za zmínku určitě stojí webináře v Teams, po kterých již dlouho volají uživatelé a spolu s Breakout rooms nám poskytují lepší možnosti pro vedení školení pomocí Microsoft Teams.

Vlastní tapeta při videohovoru na mobilních zařízeních

Uživatelé mobilní aplikace Teams budou moc použít vlastní tapetu jako pozadí při video hovoru. Týká se to jako zařízení s operačním systémem Android tak iOS

Organization-wide backgrounds

Již delší dobu si uživatel může měnit tapety, které slouží jako pozadí při video hovoru. Nyní může administrátor vložit obrázek do galerie tapet pro všechny uživatele v organizaci. Pro tuto funkci je nutná licence Advanced Communications. Tato funkce se ovládá z Teams admin centra v politikách pro schůzky.

Zamknutí meetingu

Organizátor bude mít možnost zamknout meeting tak, aby se do něj už nikdo nemohl připojit.

"Tasks by Planner and To Do"

Za poslední měsíce se aplikace pro úkoly Planner a To-Do několikrát přejmenovala. Nyní už „přejmenování“ došlo do konečné fáze, když se Planner a To-Do resp. "Tasks by Planner and To Do" přejmenovala na Tasks neboli Úkoly.

Nyní je také možnost vytvořit úkol přímo ze zprávy v kanále nebo soukromého chatu. Kliknutím na tři tečky u zprávy se vám otevře nabídka akcí, kde naleznete odkaz na založení úkolu. Úkoly z chatu budou přidány do osobního plánu, ty z týmového kanálu budou uloženy v týmovém plánu.

View-only účastnící

Nově se do Teams meetingu může připojit až 10.000 uživatelů. Tito uživatelé ale nebudou mít stejné práva a funkce jako běžní uživatelé (těch může být až 300 na jednom meetingu). Každý další uživatel nad kapacitu 300 osob, dostane speciální režim, kde bude moci pouze poslouchat, bez možnosti sdílet prezentace/obrazovku nebo participovat v chatu. Takového člena však nelze odebrat ze schůzky, není také uveden jako účastník v reportu a ani není podporována funkce e-discovery.

Tuto funkce lze povolit/zablokovat pomocí politik pro schůzky.

Zablokování sdílení videa/plochy

V pokročilých možnostech při vytváření schůzky je nová možnost zablokovat možnost sdílení videa pro účastníky (jedna ze 4 rolí uživatelů ve schůzce). Během schůzky může organizátor toto nastavení změnit buď pro jednotlivé účastníky nebo pro všechny najednou.

Out of office

Směřování pryč z Outooku lze spatřit i v této novince, kdy si již nemusíte nastavovat status a odpověď pro funkci Out of office. Při klinutí na osobní menu, pod akcí nastavení stavu (away, busy apod.) přibude funkce Out of office, kde si podobně jako v Outlooku nastavíte status pro odpovědi, když nebudete v práci. Tato funkce je přístupná i z menu obecného nastavení.

Odkaz na Teams ze SharePoint knihovny

Pro ty, kteří jsou zvyklí pracovat z prostředí SharePoint namísto Teams, je určena tato novinka – v knihovně bude viditelný odkaz na přepnutí do týmového kanálu.

Pro administrátory je tato novinka pozitivní, již nepůjde libovolně přejmenovávat složky, které jsou na SharePointu a reflektují jednotlivé kanály v týmu.

Webináře v Teams

Radost všem, kteří rádi pořádají webináře přes aplikaci Microsoft Teams, určitě udělaly radost novinky s názvem registrační stránka a potvrzovací emaily. Zároveň můžeme nově vytvořit report registrujících se uživatelů. Vytvoření webináře lze provést v kalendáři, vedle stávající možnost pro založení schůzek. Report účastníku školení obsahuje kdo a na jak dlouho byl přítomen a to v nové grafické podobě rovnou v aplikaci Teams. Samozřejmostí je stáhnutí souboru v podobě excelu.

Nové (rozdělené) menu pro uživatele

Menší uživatelská změna v menu u avataru – nyní budou menu dvě, jedno pro nastavení stavu/přepnutí do jiného tenantu a druhé menu pro nastavení Teams skryté pod „třemi tečkami“ hned vedle vašeho avataru

Větší soubory

Novinkou v práci se soubory je možnost ukládat soubory o velikosti až 250 GB (z původních 100 GB). Znamená to ale, že si administrátoři nyní musí dávat větší pozor na překročení limitů na službě SharePoint.

Nové reporty

Adminy jistě potěší další reporty a to „real-time telemetry“, kdy administrátor v případě potíží může kontrolovat reporty během probíhajícího meetingu. Reporty zobrazují detailní informace o síťovém připojení (paket loss, latence, fps apod.)

Pokud sdílíte reporty i mezi další uživatele, bude se určitě hodit report, kde všechny informace, jako jména, emaily a unikátní ID, budou anonymizovány. Tím určitě podpoříte směrnici GDPR.

Běžným uživatelům přibude nová funkce obsahující report využití Teams, data o využití uvidí pouze v rámci své osoby. Tento report bude dostupný přímo v aplikaci Teams.

Správa hostů

Nové možnosti v kontrole hostů, kteří přistupují do týmů respektive do Microsoft 365 Skupin, a to plánované revize přístupů. Tato funkce je dostupná z Azure Active Directory. Tyto reporty lze nastavit v různé frekvenci (týden, měsíc, čtvrtrok, půlrok, rok). Tyto reporty následně kontrolují zvolené skupiny uživatelů (například vlastník týmu) a mají možnost zablokovat nepotřebným účtům přístup do týmů. Pro tuto funkce je nutné vlastnictví Azure AD Premium 2 licence.