Co vše vzít v úvahu při hybridní spolupráci
Hybridní spolupráce nabízí firmám velkou příležitost, tak jak popisujeme v předchozích článcích. Zároveň ale můžete narazit při jejím zavádění na řadu úskalí. Hybridní spolupráce totiž neznamená jen umožnit zaměstnancům pracovat z domova či upřednostňovat vzdálenou práci. Jde o nastavení takové spolupráce týmů, kdy v zásadě nezáleží vůbec na tom, kdo odkud pracuje – zda část týmu je v kanceláři a část týmu na home office. Tato změna znamená zásah do oblasti řízení lidských zdrojů, nastavení procesů a vybavení pracovních prostor tak, aby vše fungovalo, jak má. V tomto článku se budeme věnovat především úskalí, která se týkají vybavení. Vybavení zaměstnanců, kteří nepracují z kanceláře a současně vybavení kanceláří a zasedacích místností. Zároveň je potřeba si uvědomit, že schůzek hybridních týmů se nemusí účastnit jen vaši zaměstnanci. Mohou se jich účastnit i vaši zákazníci či dodavatelé, a to je také rozhodně důvod zabývat se vhodným vybavením pro takové schůzky.
Haló, slyšíte mě?
Nemálo schůzek začíná obvyklým vzájemným ujišťováním se, že jsme vidět a slyšet. A to jak ze strany účastníků v zasedačce, tak i těch, kteří jsou připojeni vzdáleně. Hybridní spolupráce je umožněna moderními technologiemi, které je však potřeba vhodně zvolit, uspořádat a správně nastavit. Není to rozhodně o tom, že si koupíme „nějakou“ webovou kameru do zasedací místnosti a hybridní spolupráce začne fungovat lusknutím prstu.
V rámci hybridní spolupráce musí být zasedací místnosti i zaměstnanci vybaveni tak, aby se každý mohl zapojit do diskuse, aby každý měl potřebné informace. Podstatné je, aby se stíraly rozdíly v zapojení účastníků, kteří jsou připojeni vzdáleně a účastníků, kteří jsou v zasedačce. Každý musí mít pocit, že má své místo u stolu a že může přispívat do diskuse.
Jak na to?
Jak je již uvedeno výše, je potřeba zvolit vhodné vybavení, a to jak pro zaměstnance pracující z domova, tak i zasedacích místností.
- Co je třeba zvážit u zaměstnanců?
Zaměstnanci doma by měli mít k dispozici audio a videozařízení s vysokým rozlišením, která jsou certifikována pro zvolenou konferenční platformu. Díky tomu budou mít usnadněné ovládání i jednoduché připojení externího zařízení k počítači. Kvalitu obrazu též zajistí správné osvětlení, nejlépe externí zdroje světla. Velkou výhodou je mít 2 monitory, kdy na jednom může zaměstnanec sledovat obsah prezentace či prezentovat a na druhém může sledovat reakce kolegů.
Rovněž je třeba zvážit způsob práce zaměstnanců. Jiné nároky na vybavení bude mít manažer, jiné obchodní zástupce či například asistentka.
- Co je třeba zvážit u zasedacích místností?
Ani vybavení zasedacích místností není jen tak. Je nutné si nejprve stanovit, k jakému typu schůzek se daná místnost hodí.
Pokud budete mít malou místnost na soustředění tzv. Focus room, která bude sloužit i k hovorům, stačí ji vybavit vhodným displejem, konferenční kamerou a rozbočovačem pro snadné připojení ke konferenci. Větší zasedací místnosti je pak vhodné vybavit kamerami s vysokým rozlišením, které dokážou automaticky zaostřit na řečníka a přiblížit ho, přidat externí mikrofony i reproduktory pro lepší zvuk. V neposlední řadě je pak vhodné místnost vybavit ovládáním pro samotnou místnost a snadné připojení ke schůzce. Nic nedokáže schůzku zdržet více než hledání způsobu, jak připojit notebook a jak zobrazit prezentaci účastníkům v místnosti i doma.
- Platforma pro spolupráci je klíč
Vybavení zmiňované v předešlých odstavcích je však ta snazší věc. Klíčové je však zvolit vhodnou platformu pro spolupráci. V tomto bodě se nám začnou spojovat oblasti „lidské“ a procesní, které byly zmíněné v úvodu. Navíc je třeba mít na paměti nejen to, co využíváte ve firmě vy a na co jste zvyklí, ale i to, co používají vaši zákazníci. Budete si moci snadno zavolat a sdílet obsah stejně pohodlně?
Platforma by rovněž měla poskytovat funkce, které usnadní zapojení do diskuse vzdáleným účastníkům. Ať už se jedná o možnosti reakce pomocí emotikonů, nebo přihlášení se do diskuse zvednutou rukou, aniž by museli řečníkovi skákat do řeči.
Platforma by rovněž měla umožnit interaktivní spolupráci na dokumentech v reálném čase. Takový brainstormingový nástroj pro vzdálenou spolupráci je třeba Whiteboard v rámci Microsoft Teams. Na virtuální tabuli mohou přispívat všichni účastníci schůzky v reálném čase.
Závěr
Pro správné fungování hybridní spolupráce je tedy dobré využívat vhodné nástroje a správně je konfigurovat v návaznosti na zvyklosti v každé společnosti. Jen tak umožníte skutečnou hybridní spolupráci, která bude zároveň i efektivní. Pro start spolupráce jsme pro vás vytvořili balíčky vybavení a služeb podle typů místností i s úvodním zaškolením a podporou při zprovoznění. Jsme vám rovněž schopni pomoci se zaškolením zaměstnanců i administrátorů. Aby váš start do hybridní spolupráce byl co nejsnazší.
Bližší informace a ukázky možných zařízení můžete vidět v rámci našeho webináře:
či na webu: KPCS/Hybridní spolupráce
Poslechněte si více na téma hybridní spolupráce:
- Být či nebýt hybridní? - Online kulatý stůl s experty na hybridní spolupráci
- Hybridní spolupráce: Proč právě s Microsoft Teams?
Přečtěte si více v dalších článcích série o hybridní práci a spolupráci:
Sdílej v médiích