Outlook mobile - pošta v kapse

Pošta na mobilním telefonu? To je již samozřejmost. V dnešní době se však více společností začíná zajímat také o bezpečnost. Proto mnohé firmy začínají na telefonech vynucovat aplikaci pro poštovní komunikaci, kterou lze centrálně konfigurovat a tím také vhodně zabezpečit. A protože Outlook mobile má v sobě zabudovány výborné mechanismy pro zabezpečení, právě tato platforma se stává oblíbenou poštovní aplikací na mobilních zařízeních, kde lze bezpečnosti docílit poměrně snadno.

Tento článek je zaměřen na Outlook mobile a uvádím v něm hlavní důvody, proč myslím, že pro využívání poštovních služeb na mobilu je nejvhodnější právě tato aplikace.

Pojďme si článek rozdělit na dvě hlavní části:

1. bezpečnost – která bude nosným tématem, proč o nasazení Outlook mobile bude uvažovat správce,

2. zajímavé vlastnosti – které zase budou zajímat spíše koncového uživatele.

Bezpečnost

Každý IT správce by se měl zajímat o bezpečnost. Tečka. A když se v dnešní době řekne bezpečnost, je logické, že nastavení telefonu je potřeba „nějakým“ způsobem řídit. A je jedno, zda jde o platformu Android či iOS.

V obou případech lze řídit zabezpečení aplikace centrálně a není nutné řešit zabezpečení celého zařízení. Samozřejmě, i zabezpečení celého zařízení dává smysl, s ohledem na komplexnost tohoto tématu zmiňuji primárně téma aplikační ochrany – tedy ochranu konkrétní aplikace. Je potřeba si však uvědomit, že možnosti zabezpečení se řídí dle použité licence, kterou má uživatel k dispozici.

Enterprise Mobility + Security

Nejlepší možnosti zabezpečení poskytuje licence Microsoft Enterprise Mobility + Security, popřípadě samostatně zakoupená licence Microsoft Intune a Azure Active Directory Premium. Díky této kombinaci získáte nejširší možnosti, kde je, podle mého názoru, nejzásadnější funkce podmíněného přístupu (conditional access). Na základě toho lze řídit podmínky, za kterých se uživatel do Outlooku přihlásí, a jak budou data chráněná.

Například můžete zabránit tomu, aby se k poště uživatel přihlásil jiným klientem, než je právě zmíněný Outlook mobile, za jakých podmínek bude vyžadována multifaktorová autentizace, atp. Dále můžete například nastavit, aby pro každé spuštění aplikace v telefonu bylo vyžadováno PIN (application PIN), popřípadě vynutit vzdáleně reset zařízení a smazání dat (wipe, například v případě ztráty nebo krádeže). V případě využití služby Intune pak můžete řídit nejen zabezpečení mobilních zařízení, ale i PC a MacOS.

MDM for Office 365

I v případě, kdy nemáte zmíněné předplatné, jsou možnosti zabezpečení v rámci Office 365 zajímavé. Využívá se „MDM for Office 365“, zařízení však musí být registrováno („enrolled“) do služby. Zde už pak drobné rozdíly v možnostech podle platformy jsou, nechráníte totiž aplikace, ale zařízení jako celek. Nejlépe je na tom iOS. Mezi zajímavé prvky, které lze kontrolovat, patří například jail-break detekce, device PIN, šifrování nebo vzdálený reset zařízení a smazání dat.

3rd party MDM

Samozřejmě lze využít také služeb třetí strany. Pokud ale chcete chránit data přímo v aplikaci (cut/paste/save as), budete potřebovat Microsoft Enterprise Mobility + Security suite. Možnosti zabezpečení pomocí aplikací třetí strany se liší, proto tuto možnost uvádím pro úplnost.

Device Access a Device Mailbox politiky aka Exchange Active Sync

Poslední možností je využití Device Access a Device Mailbox politik, dříve známých jako Exchange Active Sync politiky. Outlook mobile na iOS a Androidu však podporuje jen Device encryption, vynucení existence hesla a jeho minimální délku. I v tomto případě však lze vynutit vzdálený reset zařízení a smazání dat. Zde jde však vynutit pouze kompletní reset zařízení, kdežto v ostatních případech lze vynutit pouze wipe uživatelských dat v chráněné aplikaci.

Nejen z mého pohledu, ale také z pohledu celkové bezpečnosti, tak jednoznačně dává smysl využití Microsoft Enterprise Mobility + Security suite, popřípadě plánů, které v sobě tento suite obsahují. Například Microsoft 365, jehož „core“ komponentou je právě zmíněné EMS.

Vlastnosti pro uživatele

Z pohledu běžného uživatele je práce skoro s každou aplikací otázka zvyku. Ne nadarmo se říká, že zvyk je železná košile, a proto je jasné, že každému uživateli bude vyhovovat něco jiného. Myslím si však, že Outlook mobile toho v porovnání s jinými poštovními aplikacemi umí prostě nejvíce. A to především díky integraci Microsoft Outlook + Exchange Online.

Zkrátka, jde o e-mailového klienta, který umí vlastností serverové části Exchange Online (ale i celého Office 365) využít úplně nejlépe.

Pár vychytávek, které stojí rozhodně za zmínku a které patří k mým oblíbeným:

• Focused inbox – automatická detekce důležitých emailů, kdy se Outlook z vašeho chování učí, co je a co není důležité
• Využití zmínek (Mentions) a zvýraznění emailu v přehledu zpráv v případě, kdy jste naopak zmíněni v emailu vy
• Štítky a šifrování – Outlook nyní umí využít také tzv. sensitivity labels
• Přepínání účtů – pokud máte připojeno k Outlooku více emailových účtů, lze mezi nimi snadno přepínat. Nebo můžete mít všechny emailové zprávy zobrazeny v jednom inboxu – je na Vás, co vám více vyhovuje.
• Hromadné akce – můžete označit více emailů a provést s nimi hromadou aktivitu – přesun do složky, označit jako přečtené nebo nastavit vlaječku (flag). Navíc další integrace takto označených e-mailů do aplikace To-Do jistě každého potěší.
• Tažením doleva/doprava můžete provést rychlou akci (například archivace, smazání zprávy, podle toho, jak si Outlook mobile nastavíte)
• Vyhledávání – při vyhledávání dokonce nemusíte nic psát – díky tomu, jak používáte poštu a s kým komunikujete se nabízejí k vyhledání např. zprávy od vašich nejčastějších příjemců, vidíte dokumenty, na kterých vaši kolegové pracují (díky Delve) atp.
• Kalendář – příjemných funkcí kalendáře je hned několik, od 7denního pohledu při otočení telefonu na šířku, až po vytváření schůzky s kolegou včetně náhledu jeho dostupnosti nebo vytvoření Teams schůzky. Samozřejmostí je pak přepínání kalendáře, pokud chcete vytvořit záznam do jiného než výchozího kalendáře. Nebo také málo známá možnost poslat příjemci více návrhů na schůzku dle vaší dostupnosti, sdílet celý váš kalendář, nebo si připnout kalendář vašeho kolegy. A v neposlední řadě detekce poslané pozvánky na schůzku, abyste hned v inboxu poznali, že jde o pozvánku.
• Integrace s Office Lens, respektive vestavěná funkce na skenování a připojení přílohy

Závěr

Jistě, na trhu existuje celá řada alternativ, které mohou vašim uživatelům vyhovovat. Pokud však berete vy nebo vaše IT bezpečnost vážně, stejně u této aplikace díky bezpečnostním funkcím zůstanete.

Pokud jste běžný uživatel a používáte jiné, než Office 365 služby, mnoho funkcionalit sice využívat nemůžete, přesto si však dovoluji tvrdit, že lepší emailový klient prostě neexistuje.